¿Sabes qué es el Gray Market?
septiembre 25, 2019
Consejos útiles para ser más productivo.
enero 16, 2020
Mostrar todo
10 pasos para organizar un evento.

Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria.

 

Es por eso que aquí te damos 10 tips para no morir en el intento

 

1.    Determina el objetivo del evento. 

Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta.

Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear, promocionar, vender, etc.), piensa ¿por qué lo haces?

Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!

 

2.    Prepara un presupuesto.

Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si no realizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!

 

3.    Decide el lugar y la hora para tu evento. 

Esto es lo más importante al momento de organizar un evento.

Revisa el calendario y considera el tipo de público que invitarás. Segun el objetivo de tu evento y a que target va dirigido.

 

4.    Piensa en la logística. 

La logística es necesaria para todo. ¿Cuál será tu sistema de estacionamiento?, ¿cuáles son las vías de acceso para los discapacitados?, ¿qué puedes hacer con las dimensiones del lugar?, ¿qué equipos necesitarás?, ¿qué elementos adicionales (agua potable para los oradores, distintivos, folletos) demandarán un gasto extra?, ¿cuántas personas se necesitan para hacer que el evento se lleve a cabo sin problemas?

 

5.    Piensa en el marketing y en la publicidad de tu evento.

Diseña la imagen e invitacion. Esta debe incluir una fecha tentativa, hora, lugar, invitado de honor, nombre y el tema o eslogan del evento.

Piensa en otras maneras de dar a conocer tu evento. ¿Correos electrónicos?, ¿correo convencional?, quizás Facebook, Twitter, Instagram etc

 

6.    Visita el lugar del evento con tu equipo. 

Mira a tu alrededor y evalúa la zona de estacionamiento, los baños, las áreas verdes, la disposición del lugar y las diferentes entradas y salidas.

Habla con el propietario del lugar. Esa persona debe conocer el terreno mejor que nadie. ¿Hay algún problema del que deberías estar enterado?, ¿alguna restricción de tiempo?, ¿las puertas se cierran a determinadas horas? 

 

 

7.    Personaliza el lugar.

Adapta el espacio necesario para las fotos y videos; para el transporte de los invitados; para la comida del personal de limpieza, etc. La lista podría seguir indefinidamente, ¡pero así nunca llegarás a terminar de organizar tu evento!

·  Realiza arreglos para la comida y la bebida. Este también es un buen momento para preparar las ubicaciones especiales. Verifica si los invitados son vegetarianos o tienen algún otro tipo especial de dieta

·  Haz arreglos para las sillas, las mesas, el telón de fondo, los micrófonos, los altavoces, las computadoras, los proyectores LCD, los podios, etc., todo lo que necesite instalarse en el lugar del evento.

 

EL DIA DEL EVENTO

 

 

8.    Llega temprano al lugar del evento junto con los miembros de tu equipo y voluntarios.

Asegúrate de que los organizadores utilicen un emblema distintivo o algún otro elemento notorio para que los participantess puedan solicitar su ayuda si es necesario.

 

9.    Asegúrate de que las personas importantes sepan lo que sucede. 

Si un orador se retrasa, es necesario informárselo. Si la comida está tomando más tiempo de lo previsto, es necesario hacerles saber los cambios en el programa. En muy raras ocasiones los eventos salen tal y como se planean, en ese caso deja tus labores actuales y asegúrate de que los asistentes estén al tanto de los cambios.

 

10. ¡Toma fotos! 

Es posible que quieras tener algún recuerdo del evento. Además, ver a alguien caminando por el lugar con una cámara en mano puede entusiasmar a los invitados. No olvides los banners de los patrocinadores, los tuyos, la entrada, la recepción, etc.

 

COMO UN PLUS

Dales a tus invitados algo para llevarse.

Puedes darle un kit  con productos de regalo a los invitados o a tu equipo, ¡o incluso a ambos! ¿A quién no le gusta recibir un regalito?

 

NO TE OLVIDES DE PUBLICAR TU EVENTOS EN TUS REDES SOCIALES Y PAGINA WEB